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Gérer ses tâches avec OmniFocus

 
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jjardoino
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MessagePosté le: Mar 30 Sep 2008 18:06    Sujet du message: Gérer ses tâches avec OmniFocus Répondre en citant

Cela faisait un moment que j'avais décidé de moderniser ma gestion de tâches, pense-bêtes, etc., car il est évident qu'un bon ordinateur, couplé d'un iPhone ou d'un PDA, promettent de meilleures performances qu'un simple nœud sur un mouchoir. Il restait à trouver la bonne solution.

Il y a les tâches dans iCal, certes. Grâce à Missing Sync, j'avais pu récupérer toutes celles de Palm Desktop. C'est très sommaire mais ça fonctionne. Sauf sur l'iPhone dont le Calendrier ne gère pas les tâches.

Sans faire la liste exhaustive de toutes les solutions, je peux dire que j'avais éliminé les applications à gestion sommaire du genre listes de courses et autres babioles qui ne proposent rien de vraiment mieux qu'iCal. Et très vite je me suis retrouvé à hésiter entre Things et OmniFocus, ces deux solutions offrant une appli Mac et une appli iPhone, avec synchronisation entre les deux.

Comme les versions actuelles d'OmniFocus 1.1 sont en alpha (ce sont celles qui supportent la synchro, la 1.0.3 stable ne la gère pas), on peut les essayer gratuitement. De son côté, Things est en bêta et peut également être utilisé gratuitement pour l'instant. Ceci est vrai pour les versions Mac. Les versions iPhone, elles, sont déjà commercialisées.

C'est pourquoi il me fallait explorer les deux applis Mac, en y créant des projets, des contextes et des classements proches dans l'espoir qu'une me convienne mieux et que le choix m'indique quelle application pour iPhone acheter. Car OmniFocus iPhone coûte 16,99 €, et Things iPhone coûte 7,99 €.

Quand on cherche un peu sur les forums d'utilisateurs, il y a de grands débats mettant face à face les qualités et défauts de ces deux solutions, la façon dont elles sont plus ou moins conformes à la méthode GTD (Getting Things Done, ce serait long à expliquer mais Google vous donnera très vite des pistes si ça vous intéresse). Pour résumer, il est souvent dit qu'Omnifocus est complet mais souvent trop complexe, tandis que Things est plus instinctif et suffit largement à la gestion de la plupart des projets.

Personnellement, je n'ai pas réussi à me faire à Things, c'est paradoxalement sa convivialité qui m'a le plus gêné, cela m'obligeait à utiliser l'application à contre-pied pour m'y organiser.

De son côté, OmniFocus me rebutait un peu au début, j'avais un peu de mal à l'utiliser naturellement. Mais, après avoir créé quelques projets (réels) et trouvé le moyen de les hiérarchiser en groupes puis en tâches, après avoir vu qu'il n'était pas si difficile de convertir une tâche en groupe de tâches quand on s'aperçoit après coup qu'il est plus logique de détailler certaines étapes, après avoir, en bref, mieux assimilé les manipulations de l'application, j'avoue que je m'y sens très bien.

Je peux tout aussi bien y entrer des tâches simples que construire des projets plus complexes, simplifier une hiérarchie exagérément compliquée ou au contraire affiner une tâche ou un projet construits de façon trop simplistes.

Et, toujours avant de choisir cette solution pour l'iPhone, j'avais déjà la possibilité de synchroniser avec iCal (synchro bi-directionnelle), ce qui fait que, sur mon PowerBook utilisé au boulot, je pouvais aussi gérer mes tâches à distance puisque iCal est aussi synchronisé via MobileMe.

Petite parenthèse au passage, car j'avais oublié : avant d'essayer Things et OmniFocus, j'étais passé par la case "solution sur site web" avec Toodledo, pour le cas où j'achèterais plutôt l'appli ToDo d'Appigo pour l'iPhone. ToodleDo, ça marche très bien mais ce n'est pas très pratique, et ça reste un peu sommaire si on ne prend pas un compte payant. On a bien une synchro avec iCal, mais c'est une solution de calendrier auquel on est abonné, donc on ne peut que le consulter sous iCal, pas le modifier. Donc fin de la parenthèse, j'ai senti que je ne choisirais pas cette solution.

Après dix jours d'utilisation intensive d'OmniFocus (durant cette période j'ai continué à explorer Things mais Omnifocus devenait de plus en plus mon application "première"), bien évidemment en synchronisant avec iCal et MobileMe, je n'avais plus de doute et j'ai acheté ce matin OmniFocus pour iPhone.

Il a été relativement simple de mettre en œuvre la synchro via MobileMe entre les applis Mac et iPhone. Et l'appli iPhone est très agréable, la navigation y est très pratique et je ne trouve aucun problème de lisibilité des choses à faire quelle que soit la façon dont je regarde les tâches (par projet, par ordre d'arrivée, par contexte...). L'absence de gestion des tâches par le Calendrier de l'iPhone ne me gêne plus, OmniFocus m'offre l'accès à l'information quand j'ai besoin.

Il est vrai qu'OmniFocus n'est pas donné. Déjà l'appli iPhone est parmi les plus chères. Et l'appli Mac coûte 79,95 $. Il est vrai que ça fait moins en euros mais, d'un autre côté il faut sûrement ajouter la TVA (les prix US sont généralement calculés en H.T.). Vous comprendrez pourquoi j'ai attendu avant de me lancer. Je ne suis pas obligé d'acheter tout de suite la version Mac car, comme je le disais, la version 1.1 actuelle est en alpha (elle marche très très bien), avec 2 ou 3 "nightly builds" par jour et, de fait, la période d'essai de cette alpha n'est pas limitée à 30 jours pour l'instant.

Mais je ne trouve pas exagéré d'investir 60 à 70 € dans un gestionnaire de tâche s'il m'aide vraiment à m'organiser au quotidien. C'est sûr, s'il ne s'agissait que de me rappeler quoi acheter quand je vais dans un magasin (ne pas oublier le vinaigre, ou le lait pour demain matin...), l'application Notes suffirait. Mais ça me rend service de regrouper des tâches, de déterminer l'ordre dans lequel il est parfois essentiel de les effectuer, d'organiser des projets (par exemple, ma page iPhone, vue comme "projet", regroupe des tâches sous FileMaker, sous BBEdit, sous une application graphique, des contrôles sous Safari, un accès direct à la base SQL pour vérifier que tout est en place, etc., et certaines choses doivent être faites avant d'autres, sinon on se mélange les pinceaux et on s'énerve).

Je trouve également pratique de collecter des choses à ne pas oublier (car j'oublie constamment) qui pourront être classées et organisées après. Et, une fois que tout ceci est réellement utilisé, il n'est pas absurde d'y glisser de simples tâches dont une qui rappelle, par exemple, quoi acheter quand on fait ses courses... Cela ne perturbe pas.

Ainsi, dans la poche, j'ai deux applications (Calendrier et Omnifocus) à partir desquelles je peux m'organiser en basculant de l'une à l'autre. Ce n'est pas plus absurde que de basculer entre NetNewsWire, Mail et Safari dans notre gestion d'une bonne partie de l'information sur Internet.

Je pense qu'une application de gestion de tâche est un outil appréciable, surtout à une époque où nous charrions énormément d'informations (ordinateur, Internet et télévision, et le reste...) et il faut avouer que nous avons souvent le sentiment de les gérer très mal. Et l'âge n'aide pas... Et, pour certains d'entre nous, ce sont souvent les trucs importants de la vie quotidienne qui sont sacrifiés par notre mémoire saturée. D'où l'intérêt d'une telle application qui peut apporter une sécurité : arrêter d'oublier ce qu'il ne fallait surtout pas oublier.

Après, je vous ai donné mon point de vue sur OmniFocus. Il est possible que Things convienne mieux à d'autres (je l'aime moins mais c'est loin d'être une daube), ou que d'autres préfèrent encore la solution Toodledo. Ces trois solutions ont au moins l'avantage de pouvoir être essayées gratuitement. Et, si ToodleDo peut être utilisé avec un compte gratuit permanent, OmniFocus et Things sont pour l'instant en période d'essai non limitée dans le temps.
_________________
Jean-Jacques Ardoino
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